El 25 de abril de 2022 comenzó la implementación del expediente penal en formato digital en la Provincia de Buenos Aires.

Se busca, en una primera etapa, que todas las actuaciones que se desarrollen durante la instancia de investigación penal preparatoria (primera etapa del proceso hasta la elevación a juicio), se vuelquen en este formato (IPP Electrónica), reservando la modalidad en papel para casos de excepción o piezas singulares, como por ejemplo la denuncia penal o el acta de procedimiento policial. Dieciocho de los veinte departamentos judiciales de la provincia de Buenos Aires han empezado la implementación del nuevo sistema y se ha dado inicio a la integración de los restantes.

La IPP Electrónica es fruto de un proceso de mejora continua que comenzó a partir de la puesta en marcha del SIMP Penal (Sistema Informático del Ministerio Público de la Provincia de Buenos Aires en materia penal) y que en los últimos años adquirió un particular impulso producto del aprovechamiento sistemático, planificado y firme de las tecnologías surgidas a la luz de la IV Revolución Industrial.

En esa línea, la IPP Electrónica es un “gemelo digital” del servicio de justicia. Es una suerte de representación virtual en tiempo real de los elementos que componen la investigación penal y su dinámica. 

Existen beneficios visibles de esta modalidad tecnológica de contención del trámite jurídico-penal, entre los que pueden señalarse los siguientes: consulta simultánea del expediente; considerable reducción de la utilización del papel; eliminación del traslado del expediente; incorporación creciente de nuevas herramientas de gestión; mayor resguardo de los contenidos; más transparencia. 

La IPP Electrónica da lugar a mejoras concretas, como por ejemplo, una mejor visualización del expediente, la integración entre el SIMP Penal y el SIMP Gestión –subsistema del SIMP mediante el cual se facilita la adopción de metodologías ágiles en el proceso judicial-, la incorporación de los Curadores Oficiales al SIMP Penal, la creación del módulo “Novedades”, la integración con Presentaciones y Notificaciones de la Suprema Corte de la Provincia de Buenos Aires (SCBA). 

Los cuatro pilares que ordenaron el proceso de diseño e implementación de la IPP Electrónica son los datos, el trabajo en equipo, la escucha al usuario y la colaboración interinstitucional.

En consonancia con ello, todas las áreas del Ministerio Público de la Provincia de Buenos Aires (MPBA) participaron en su desarrollo. Por parte de la Procuración General (cabeza de la Organización), la Subsecretaría de Informática dependiente de la Secretaría General, trabajó en el diseño y programación de la herramienta e impartió las capacitaciones; la Secretaría de Política Criminal, trabajó en las definiciones técnicas y contribuyó a mantener la mirada en las necesidades del operador; la Secretaría de Estrategia Institucional, en particular, el Departamento de Control de Gestión y el Centro de Capacitación aportaron su conocimiento técnico y experiencia; la Secretaría de Administración analizó el impacto presupuestario y gestionó la adquisición del equipamiento necesario para ejecutarla; finalmente, fue coordinado por el Equipo MPBA 2050, que es un proyecto estratégico orientado a la mejora continua e innovación institucional MPBA. Posteriormente, fue tratado en el Consejo Participativo de Gestión Judicial por la SCBA, el Colegio de Magistrados y Funcionarios de la provincia de Buenos Aires, y el Colegio de Abogados de la Provincia de Buenos Aires, que consideraron plausible e importante su tratamiento por parte de la Procuración General en el entendimiento de que la propuesta implicaba una fundamental mejora de la gestión de los procesos que abarca. 

Luego se realizaron reuniones de trabajo con los titulares de las áreas de gestión de los departamentos judiciales involucrados en la prueba piloto, junto a sus colaboradores, con quienes se conformó un verdadero equipo de trabajo. Estos motivaron la incorporación de mejoras en el sistema y favorecieron la adaptación de la IPP Electrónica a la realidad local.

El 15 de diciembre de 2021 se dictó la Resolución PG N.° 1111/21 encomendando realizar una serie de medidas con el objetivo de dar cumplimiento al Reglamento de IPP Electrónica aprobado en esa norma. 

Así, el desarrollo de, al menos, las siguientes herramientas informáticas por parte de la Subsecretaría de Informática de la Procuración General: Firma electrónica;  Índice digital; Carátula de la IPP Electrónica; Identificación y referenciación de actos procesales; Creación del trámite adjunto; Interoperabilidad entre el SIMP Penal y el Sistema de Presentaciones y Notificaciones Electrónicas de la Suprema Corte; Incorporación del módulo “Novedades SIMP” al SIMP Penal; Correo de cortesía a las partes del proceso y a las dependencias de la Fiscalía General que brinden asistencia a la investigación; Pizarra “Kanban”; Presentación automática de pericias o informes a través de SIMP Procedimientos; Asignación de sumario a la IPP Electrónica y creación de trámite específico; y firma digital masiva.

La Subsecretaría de Informática y el Centro de Capacitación de la Procuración General confeccionaron un programa de capacitación continua respecto del SIMP Penal y la IPP Electrónica y un programa de concientización y entrenamiento sobre seguridad de la información que se pusieron a disposición de las áreas de gestión del MPBA a partir del 23 de diciembre de 2021. En idéntico sentido, la SCBA y el Colegio de Abogados contaron con el oportuno acceso a las capacitaciones señaladas.

De inicio, se efectuaron sendas pruebas piloto en los Departamentos Judiciales Quilmes y San Nicolás, que fueron los ámbitos en los que comenzó la implementación del sistema. 

En forma complementaria y en simultáneo, se efectuaron capacitaciones virtuales sincrónicas destinadas a la totalidad de los magistrados, funcionarios y agentes del MPBA y de la Administración de Justicia de dichas jurisdicciones mediante la plataforma Microsoft Teams, así como también a los abogados de la matrícula. También se puso a disposición el “SIMP Curso” que es una herramienta informática que permite al operador interactuar con la nueva versión del sistema antes de su puesta en producción.

Después del 15 de febrero, se realizaron nuevas capacitaciones para evacuar aquellas dudas que se presentaron con posterioridad a la utilización de la herramienta. Además continuó el trabajo previamente iniciado en el marco de las mesas de trabajo para detectar posibles oportunidades de mejora.

A su vez, se efectuaron encuestas de calidad a los usuarios sobre las capacitaciones realizadas sincrónica y asincrónicamente. Del mismo modo, en el mes de abril se realizaron entrevistas personales a empleados, funcionarios y magistrados del MPBA que se encuentran trabajando en la IPP Electrónica. Para ello, se adoptó una estrategia metodológica basada en la selección de una muestra intencional que considera factores tales como género, edad, cargo y antigüedad. En la fase inicial, los resultados encontrados arrojan aceptación por parte de los usuarios, los que no encontraron mayores dificultades y, en muchos casos, comunicaron los beneficios de la innovación.

En base a ello, y con el objetivo de optimizar la experiencia del usuario en los días posteriores a la puesta en marcha del nuevo régimen, se puso a disposición un sistema de implementación asistida de los operadores judiciales mediante correos electrónicos diarios que destacan en forma clara y sucinta los aspectos más relevantes de la IPP Electrónica. La encuesta virtual de satisfacción realizada demuestra que el 87% de los usuarios considera que el mecanismo de implementación asistida resulta de utilidad. La mejora continua de la IPP Electrónica, a partir de ahora, depende de los aportes, sugerencias y del trabajo mancomunado entre todos los operadores del sistema, lo que añade un aspecto virtuoso adicional, la incorporación de un instrumento de unidad y sentido de pertenencia a la organización y a los fines institucionales.

(*) Procurador General de la Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Buenos Aires

Fuente: Publicado en Nuevo Mundo, edición 487 del 13 de mayo de 2022